Ny teknik förenklar gränslösa möten
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 3/2009
Text Peter wiklund Foto ddrgbg
Mellan det vindpinade Hönö utanför Göteborg och det storstadsintensiva Singapore är det långt. Men propellertillverkaren Berg Propulsion, som har huvudparten av sin verksamhet delad mellan dessa ställen, har sett till att överbrygga avstånden. Med videokonferenser sparar de tid, pengar, miljö - och kan samtidigt ha möten när andan faller på.
På vägen ut till Berg Propulsion - som tillverkar propellrar för kommersiella fartyg - tar bilfärden plötsligt stopp. Vi har nått färjeläget, den enda förbindelsen mellan Hönö och fastlandet. På färjan väntar tolv minuters avkoppling, ackompanjerat av ett bedårande vackert skärgårdslandskap. Framme på Hönö ligger Berg Propulsions kontor på den del av ön som heter Hönö Pinan. Ett lite göteborgsvitsigt namn - det är tydligt att detta är en ytterst vindpinad plats. På kontoret hittar vi ett avskilt rum, med fönster enbart i taket. Här finns en av företagets videokonferensanläggningar. Den stod klar under våren 2009, och har redan från start använts flitigt. Dörren till rummet öppnas plötsligt, och in kommer Berg Propulsions vd Aloysius Hendricks.
- Jag är mycket nöjd med att vi har skaffat det här systemet. Efter att ha infört videokonferenser blev det tydligt att vi faktiskt kan ha internationella möten ansikte-mot-ansikte, säger han. Aloysius Hendricks nämner möten mellan olika slags chefer som exempel. Då sitter som regel en eller flera personer på plats i Göteborg, Singapore och kanske några av de lokala säljkontoren och diskuterar olika frågor - utan att någon av dem har behövt resa.
Berg Propulsions vd Aloysius Hendricks (tvåa fr h) är mycket nöjd med det system de valt - och är en av de flitigaste användarna.
Använder video varje dag
Även om resorna har kunnat bli färre, har de givetvis inte ersatts helt av videokonferenser - det är han själv ett levande bevis för, eftersom han normalt sitter i Singapore. Men företaget har tveklöst kunnat dra ner på resandet, samtidigt som de har ökat antalet "videopersonliga" möten.
- Jag använder videokonferens varje dag. Antingen i gruppkonferenser eller i enskilda möten med min mindre enhet, säger Aloysius Hendricks. Den mindre enhet han refererar till är en videokonferenstelefon för skrivbordet som ser ut som en normal bordstelefon, kompletterad med en färgskärm. Med den kan man antingen ha videosamtal med en person - eller koppla in sig på det större systemet för att delta i ett gruppmöte sittandes vid skrivbordet. Veckan efter vårt besök på kontoret på Hönö är det dags för tioårsjubileum för företaget. År 1999 tog nämligen Håkan Svensson och hans far Björn över Berg Propulsion och öppnade samma år ett säljkontor i Singapore. Därefter har det tillkommit kontor i bland annat Turkiet, Dubai och Shanghai.
På Öckerö, ön som ligger granne med Hönö, huserar sedan länge produktionen av propellrar, men år 2008 öppnades ytterligare en fabrik, den här gången i Singapore. Behovet av att kunna kommunicera effektivt blev då allt mer akut.
- Det fanns redan ett bra system med ip-telefoni, berättar Peter Möller, it-chef på Berg Propulsion. Men det räckte inte, konstaterar han; röstmöten i all ära, forskarna är eniga om att mer än hälften av all kommunikation baseras på våra synintryck och kroppspråk.
- Du får en otroligt mycket bättre personlig kontakt med video, jämfört med telefon, säger han.
Möten med miljövinster
Peter Möller upplever att mötena som regel känns avspända. Det är få som stelnar till framför videokameran, även om det är tydligt att det är den affärsmässiga sidan av sig själv man visar upp - kanske i något högre grad än vid traditionella möten.
- Det blir lite mer strikt - på gott och ont. Mötena blir mer effektiva, samtidigt som man riskerar att förlora en del av det viktiga sociala mellansnacket. Han håller alltså med vd Aloysius Hendricks om att de fysiska, traditionella mötena kommer att finnas kvar. Men
understryker att det finns uppenbara och stora vinster att göra genom att minska resandet.
- Det tar 14 timmar att resa till Singapore härifrån. I en riktning! För att ta sig till och från ett möte mellan kontoren går det alltså åt 28 timmars resande. Plus en del extra tid.
- Tid är ju pengar, så vi kan lätt se att det här kommer att bli en lönsam investering. Den miljömässiga besparingen är förstås minst lika betydelsefull som den ekonomiska. Flygresor är extrema miljöbovar, och varje enkelresa Göteborg - Singapore genererar 1,6 ton utsläpp av koldioxid. Under hösten 2008 gjorde Bergs demonstrationer av videokonferenssystem hos Atea, och bestämde sig för att testa en utrustning i mars 2009.
- Det var en glad överraskning att vi kunde få en så bra bildkvalitet, trots att vi inte använder några dedikerade linor för det här. Vi kör det via vår vanliga VPN över internet.
Användarvänligt
De fastnade även för produkternas användarvänlighet; "kan du ringa i en mobil, så kan du använda videokonferenssystemet", säger Peter Möller. Dessutom kände de sig trygga med att det var just Atea som levererade lösningen:
- De hade kombinationen av bra pris och bra kunskap. Det märktes att de har en hel del erfarenhet av sådana här system. Men inte minst har de ett brett sortiment som känns framtidssäkrat.
Teknik för tillväxt
Just möjligheten att kunna växa är ytterst viktig för Berg Propulsion. När Björn och Håkan Svensson tog över verksamheten år 1999, hade de 35 medarbetare och levererade 17 propellrar på ett år. Nu, tio år senare, är motsvarande uppgifter istället 385 medarbetare och minst 350 levererade propellrar under året.
- I ett företag där kompetens är så spridd är det helt nödvändigt att ha en lösning som denna för att kunna behålla och stärka sin marknadsposition, säger Henrik Börjesson. Lösningen som Berg Propulsion har valt kan användas i en komplett Unified Communicationlösning, med video som bas. Produkter från olika tillverkare kan kommunicera med gällande standarder, avslutar Henrik.
När det var dags för köp av videokonferenssystem hjälpte Atea till med kravspecifikationen och bollade frågan om produktbehov fram och tillbaks med Peter Möller. Efter installationen höll Atea en utbildning för de it-ansvariga - tre i Sverige och två i Singapore - så att dessa därefter kan utbilda andra medarbetare.
- Än så länge har vi inte hållit några egna utbildningar, men trots det har systemet varit näst intill överbokat. Det här har varit helt rätt för oss, säger Peter Möller.
Läs mer om våra samverkanslösningar
