Gävle kommun sparar 40 miljoner på effektivare it-arbetsplatser
Gävle kommun har effektiviserat sin it-miljö, skapat nya funktionsarbetsplatser och hyrt in över tolvtusen nya datorer. Det mesta läggs ut på Atea och andra externa aktörer. Kommunen räknar med att spara 40 miljoner på tre år.
Artiklen är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 3/2010
Text Nils Åhrström Foto Sn ezana Vucetic Bohm
Gävle kommuns arbete med att effektivisera sin it är en del av en större plan. Målet är att ompositionera it-avdelningen; från att vara en servicefunktion till att bli en strategisk resurs. Kommunen förutsåg logistiska utmaningar - men inte att Fotbolls-VM och det kinesiska nyåret skulle lägga hinder i vägen. Fast det är en senare historia. Vägen mot den nya it-ordningen började förra året.
Storsatsning på datorer
Sedan Niclas Hjortenmark i februari 2009 tillträdde som it-chef i Gävle har han organiserat en omläggning av all it-verksamhet i hela kommunkoncernen. Men det som gett mest uppmärksamhet i lokalpressen är att kommunens samtliga datorer bytts ut och att 12 200 nya införskaffats. Gävle kommun satsar på sina skolor, alla elever på de kommunala gymnasieskolorna får egna bärbara datorer och datortätheten bland lärarna har ökat.
Även samtliga lärare och fritidspedagoger på grund-skolorna får bärbara. Men där får eleverna, än så länge, nöja sig med ett stort antal klassuppsättningar.
- Precis som byggarbetare eller bilmekaniker behöver sina redskap måste lärare, elever och kommunanställda ha professionella verktyg, anser Niclas Hjortenmark. Det kan heller inte vara rimligt att de ska ha bättre datorer hemma än vad de har på arbetsplatsen.
Sparar 40 miljoner med ny modell
Skol- och personaldatorer köps in som en tjänst från Atea - ett synligt resultat av den programförklaring, "Ett IT", som Niclas lade fram efter bara ett par månader på posten som it-chef. I programförklaringen nämns knappt ordet ekonomi. Där står desto mer om att skapa ökade mervärden, kvalitet och nytta genom att fusionera it-verksamheten med kommunens övriga verksamhet. Att alla skulle ha toppmoderna it-arbetsplatser kom först.
- En del av de ekonomiska fördelar som fanns upptäcktes på resan, säger Björn Brändeskär, Ateas platschef i Gävle. Funktionsmodellen ger stora besparingar - men det viktigaste för it-avdelningen är att kunna ägna sig åt att skapa verksamhetsnytta och förbättra servicen åt elever och medborgare.
- Vi sparar cirka 40 miljoner under tre år på sänkta hårdvarukostnader genom att köpa in på detta sätt, fyller Niclas i. Det hade kostat 82 miljoner annars enligt den gamla modellen.
Ett enda nät
Elevdatorerna har hög kapacitet och full support. Det trådlösa nätverket har byggts ut med tusen nya accesspunkter, hela skolklasser kan sitta trådlöst uppkopplade på lektionerna. Till skillnad från många andra kommuner gör Gävle numera inte någon
uppdelning mellan kommunens administrativa nät och skoldatanätet. En av fördelarna med ett enda nät är att lärarna har fått ökad tillgänglighet och klarar sig med en dator för att sköta både administrativa uppgifter och kontakten med eleverna.
- Vi har själva skött omläggningen och Atea har levererat utrustningen, berättar Niclas. Därefter har vi med hjälp av Ateas verktyg Jumpstart, Accelerator, Compliance- och Logistics Manager samt egna komponenter skapat och styrt upp en säkerhetsstruktur där det går att skilja på elever och personal.
Kina och VM satte käppar i hjulet
När upphandlingen gjordes i oktober förra året, trodde nog Niclas att det skulle bli problem med logistiken. Men flaskhalsarna har uppkommit på oväntade ställen och av oväntade anledningar.
- Jag förutsatte att det skulle bli lokala problem, säger Niclas. Att det skulle vara svårt att administrera och distribuera tusentals datorer när de väl var i Gävle. Men här har det fungerat fullständigt smärtfritt, klockrent. Problemen har i stället uppstått på global nivå.
De pressade priserna och stora volymerna förutsatte leverans direkt från fabriken, som i det här fallet fanns i Kina. På grund av Fotbolls-VM uppstod det plötsligt en brist på LCD-skärmar i världen. Det kinesiska nyåret, då hela Kina tar ledigt, skapade också leveransproblem. Det mesta har dock gått att lösa inom en rimlig tid.
Niclas presenterade Gävles nya it-strategi på Ateas Bootcamp i våras och intresset från andra kommuner var mycket stort.
- Men vi pratade varken besparingar eller utrullningar. I stället berättade vi om det som kommer först, nämligen om hur verksamheten kan styra it. Vi pratade även om hur vi kan vara ett verktyg för att möjliggöra kommunens verksamhet och visioner. När jag läser undersökningar från till exempel Gartner om hur it ska se ut 2012 inser jag hur långt vi har kommit i Gävle. Vi är redan där!
