"Smidigt och effektivt med självbetjäningsportal"
Enkel, effektiv, säker och trygg. Så kan Handelsbankens hantering av klienter sammanfattas. Logistiken är uppbyggd kring en självbetjäningsportal. Resultatet är en smidig och kostnadseffektiv process som underlättar vardagen för alla medarbetare på Handelsbankens Sverigekontor.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 4/2011
Text Elisabeth Krogh Foto Alexander Lagergren
Det är nästan magi i luften och lite högtidligt när Ann Selberg, ställföreträdande chef inom Handelsbankens tjänster på arbetsplatsen, visar hur hon med några enkla knapptryck gör i ordning ordern för beställda datorer och funktioner. Bakom det skenbart enkla ligger en sofistikerad process.
- Självbetjäningsportalen är en avancerad och helautomatiserad lösning som är väldigt smidig och okomplicerad för oss på Handelsbanken att hantera, säger Ann. Hon har tillsammans med bland andra Staffan Holmén, kundansvarig på Atea, organiserat hela processen sedan 2008.
- Det är stor skillnad mot hur det såg ut tidigare, försäkrar både Ann och Staffan entusiastiskt.
Modernisering behövdes
Då användes ett beställningssystem som i längden blev byråkratiskt och svårhanterligt - bland annat eftersom beställningarna hanterades manuellt mellan olika system. Det var helt enkelt dags att modernisera och utveckla hela processen.
Banken fattade beslutet att introducera en ny självbetjäningsportal. Effekten blev tydlig - nu finns till exempel tid över för rådgivande support. Leveranserna går idag mycket snabbare, vilket har halverat tiden jämfört med hur det var innan självbetjäningsportalen introducerades. Att få den konfigurerade och förprogrammerade datorn installerad tar numera bara tjugo minuter. Specialutbildade chaufförer både kör ut, packar upp och ställer på plats.
- Banken har verkligen tjänat i snabbhet och effektivitet med självbetjäningsportalen, förklarar Ann. Dessutom har våra tekniker fått andra och mer kvalificerade arbetsuppgifter, där deras kompetens utnyttjas fullt ut. Den digitala "beställningsblanketten" är lätt att använda. När den skickats iväg till närmaste chef för attest, tar det upp till sju-åtta dagar att få datorn till skrivbordet. Valen på den helautomatiserade självbetjäningsportalen är tydliga och få - allt för att förenkla vardagsrutinerna för samtliga som använder portalen. Systemet är programmerat för att känna igen vilken roll användaren har, och därmed också vad varje medarbetare har rätt att beställa.
Relokering - lönsam återanvändning
Relokeringen innebär att datorer som använts tidigare i organisationen rensas, raderas, ominstalleras och lagerhålls av Atea - allt enligt högt ställda säkerhetskrav. Därmed finns alltid en beredskap inför kommande behov hos banken. Återanvändning av datorerna har blivit framgångsrik eftersom det fi nns stora miljövinster och kostnadsbesparingar att hämta.
Ann vill egentligen hellre prata i termen "funktion" än "dator" eftersom det då kan bli ett minskat fokus på själva produkten. Med andra ord: det ska vara behovet av en viss funktion som styr beställningen snarare än en önskan om den senaste och vassaste
datorn.
- Funktionen kan till exempel vara i form av högre prestanda, säger Ann. Lagerhållningen består av både begagnade och nya datorer; tillgång och efterfrågan avgör vem som får vad. Ann och hennes närmaste kollegor arbetar ständigt med att tydliggöra fördelarna med relokering: effektivitet i kombination med miljövänlig hantering och hög säkerhet.
Hög säkerhet är en framgångsfaktor
Det tar alltså i snitt mellan sju-åtta arbetsdagar från att funktionen beställts, fram till dess att datorn står installerad och klar. Totalt 11 000 klienter hanteras, så det är mycket logistik som ska fungera på ett säkert och smidigt sätt. Ateas logistikcenter i Växjö sköter konfigurationen av den lagerhållna varan. Logistikcentret är redan säkerhetsklassat enligt Försvarsmaktens klassificering, men eftersom Handelsbankens krav på sekretess är extremt höga, har vissa specialarrangemang gjorts för att anpassas till verksamheten. Datorerna konfi gureras i ett särskilt rum på Ateas anläggning. Här har endast tre personer tillåtelse att vistas. Datorerna får inte lämna rummet innan de är krypterade.
- Efter konfiguration och packning, levereras varan till adressaten av särskilt utbildade chaufförer, berättar Staffan. De måste alltid legitimera sig innan de får komma in på kontoret.
Samarbete som fungerar
- Hela processen är väldigt avancerad och har trots det utvecklats på ett mycket bra sätt från att behovet identifierades, menar Ann Selberg. Vårt samarbete med Atea har fungerat effektivt och Staffans roll som bollplank är värdefull. Atea tar ett helhetsansvar som är fördelaktigt och det finns många specialister inom deras organisation som har särskild kompetens utifrån vad vi önskar.
- Upplägget leder arbetet framåt och gagnar verksamhetens kostnadseffektivitet och utveckling, anser Staffan. Handelsbanken och Atea har samarbetat under många år där det långsiktiga lagarbetet är en av framgångsfaktorerna.
- Alla processer kan alltid utvecklas, säger Ann och Staffan. Teknikutveckling och logistik har en spännande framtid
framför sig!
