Max - med god smak för framtidens it
Norrländska Max ligger i framkant vad gäller långtidsplanering för it. Samtidigt har de ständigt nya projekt på gång - bland annat standardiseringar och centralisering av servrar, uppgradering av kassa-, betal-, lagrings- och backupsystem. Atea är it-rådgivare och leverantör till den framgångsrika hamburgerkedjan.
Denna artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 3/2011
Text Maria Malm foto Mats Almlöf
Max har vuxit rejält sedan starten 1968, då den första restaurangen, X-grillen, öppnade i Gällivare. I dag finns drygt 80 restauranger över hela landet och fler ska det bli. Om planen håller - och det ser den ut att göra - kommer det att bli mellan 10 och 15 nyetableringar per år fram till 2014.
- Förra året var vårt bästa år hittills, trots lågkonjunkturen, konstaterar Johnny Bröms, it-chef på Max, när han tillsammans med Petter Edin, it-arkitekt från Atea, tar emot Tomorrow på huvudkontoret i Luleå. Över en kopp kaffe som vi tillsammans hämtar i köket - ur en likadan automat som finns på restaurangerna, påpekar Johnny Bröms - berättar han om en del av framgångarna; som att kunderna enligt undersökningar är de nöjdaste och att kedjan nu etablerat sig utomlands för första gången, i Oslo.
- Vi öppnade i förra veckan och det blev succé! Det ska bli väldigt spännande att se hur det går framöver, säger han förväntansfullt.
Liten blir stor - och kraven på it därefter
Givetvis ligger det mycket arbete bakom expansionen. Den lilla uppstickaren har blivit stor och därmed förändras kraven. För att kunna hantera alla restauranger och deras kassa- och beställningssystem med de behov av snabbhet och tillförlitlighet som gäller i snabbmatsbranschen är det viktigt med en långsiktig strategi.
- Sedan 2007 har vi öppnat ett trettiotal nya restauranger, och det ställer krav på tydligare regler och ramverk, med bland annat högre krav på korttransaktioner, säger Johnny Bröms. Det är viktigt att göra rätt direkt, det ska vara ordning och reda! Därför jobbar vi mycket med dokumentation, uppföljning och våra processer. Trots ständiga ansträngningar att standardisera har Max en komplex it-infrastruktur, berättar han, och börjar räkna upp alla olika projekt som pågår samtidigt. Bland annat har expresskiosker - automater där du kan beställa och betala själv för att sedan hämta maten vid en särskild expressdisk - nyligen införts på restauranger där det ofta blir kö. Ett annat stort projekt som genomförts är en ny lösning för identitetshantering, där varje medarbetares olika anställningar, kurser och andra viktiga händelser under karriären inom företaget ska kunna knytas till en och samma identitet. Just nu tittar Johnny Bröms tillsammans med Petter Edin också på hur franchise-användare ska kunna integreras i organisationen på ett enhetligt sätt.
Ett annat pågående projekt handlar om datalagring, där all data samlats centralt i det nya serverrummet som ligger i källaren under huvudkontoret (och även på speglad plats utanför Max), i stället för ute hos restaurangerna. Detta sparar både servrar och energi. En ny backupphantering ska upphandlas och implementeras i år, liksom ett system för att spåra alla förändringar och säkerhetsincidenter i infrastrukturen. Kassasystemen ska uppgraderas till den senaste tillgängliga versionen, med lager- och beställnings- samt betalningsfunktioner. Ett redundant nät i 3G (så småningom 4G) ska göra kommunikationen med restaurangerna ännu stabilare och garantera att de nya betalningssystemen fungerar. Och så vidare…
- Allt hänger ihop, börjar du röra något är det mycket som påverkas och det gäller att hela tiden ha järnkoll på varje steg, säger Johnny Bröms.
Rådgivning är viktigt i samarbetet
Samarbetet mellan Max och Atea inleddes 2007 med en upphandling, och Johnny Bröms är noga med att påpeka att varje nytt projekt är konkurrensutsatt och måste vinnas. Atea står för driften av största delen av både nätverk och infrastruktur. De sköter även routrar och switchar, hela den centrala miljön och plattformen för det administrativa systemet samt it-support. Dessutom har ett nytt avtal nyligen undertecknats, som innebär att Atea ska fortsätta att stå för driften till slutet av 2012.
I praktiken är samarbetet mycket nära, och Atea har en roll som både leverantör och rådgivare i alla typer av it-frågor.
- Det som är viktigt är att de har verksamhetsförståelse och teknisk bredd, säger Johnny Bröms, och konstaterar att man redan gjort en lång resa tillsammans.
- Atea förstår verkligen vår verksamhet. Det har inte alltid varit lätt, men nu fungerar det jättebra. En bra it-leverantör måste kunna stötta vid strategiska vägval. Det handlar inte bara om teknik utan också om ditt sätt att vara och hur du arbetar.
En egen projektmodell
Petter Edin, är Ateas it-arkitekt som har varit med hela vägen sedan samarbetet inleddes, och ägnar större delen av sin arbetstid åt Max, håller med. Sedan förra året arbetar Atea med Max' egen projektmodell. Den är inte it-projektstyrd, utan står som mall för alla typer av projekt inom företaget. Det innebär bland annat att det görs kostnadsanalyser och ROI-analyser, samt miljökonsekvensanalyser i alla upphandlingar.
- Vårt samarbete har blivit mer och mer proaktivt. De senaste fyra-fem åren har Max standardiserat så mycket som möjligt, ned till minsta kabeldragning och det är Max som har varit pådrivande i den processen, berättar Petter Edin.
Mot nya utmaningar
- Som beställarorganisation måste vi själva kunna tolka verksamhetskraven till en teknisk plattform. Men som it-chef i ett växande företag blir min roll mer och mer strategisk och jag behöver ett rådgivande bollplank som kan svara när jag frågar: "Var hamnar vi om vi går den här vägen? Eller vad händer om vi gör de här valen?", säger Johnny Bröms, som nu ser fram emot att tillsammans med Petter Edin ta sig an alla nya utmaningar framöver.
När intervju och fotografering är avklarade är både skribent och fotograf rejält hungriga, eftersom vi inte hunnit med någon lunch. Mot cityrestaurangen och dess expresskiosker, där vi snabbt väljer varsin meny, betalar med kort och smidigt kan glida förbi kön till expressdisken där vi får våra efterlängtade, nygjorda hamburgare.
