Förenklar och förenar på Peab
Artikeln är hämtad ut vår kundtidning Tomorrow nr 3/2009
Text Maria Malm Foto Adam Haglund
Mjukvarutelefon, delade skrivbord där man samarbetar med olika dokument och Live Meeting är vardagsmat för de 5 000 Peabanställda som jobbar med datorer. Här är Unified Communication en naturlig del av den dagliga verksamheten.
När Tomorrow ska boka in ett möte med Jan Andersson, it-strateg på Peab, och Håkan Wallgren, key account manager på Atea, är det Jan vi först får tag i på telefon för att bestämma en tid. Samtidigt som vi pratar tittar han om Håkan Wallgren är tillgänglig.
- Han är inne på kontoret, men svarar inte på chatten, säger Jan Andersson, och skickar ett meddelande om att Håkan ska höra av sig när han är tillbaka vid datorn. Att kunna se närvaro, eller "presence" och - om den du söker är på plats - ha möjlighet att starta en chat direkt, är en av flera smidiga funktioner. Alla 5 000 Peabanställda som använder en dator i jobbet har tillgång till funktionerna sedan hösten 2008. I Office Communicator ingår även mjukvarutelefon och möjlighet att dela skrivbord för att kunna visa och samarbeta om olika dokument. Dessutom har medarbetarna tillgång till Live Meeting, ett verktyg för konferens över internet.
Knyter samman företag
Att Jan Andersson och Håkan Wallgren kan nå varandra via UC beror på att Atea och Peab, som samarbetar på många områden har bildat en federation; med andra ord kopplat samman sina Office Communication servers. På sikt hoppas Jan Andersson att allt fler företag ska kunna kopplas samman via internet:
- Ett av våra leverantörsbolag ville ha en referens på Office Communication Server, och då föreslog vi en federation. Men de ville tänka till lite först.
- Det är lätt att säga nej från början, konstaterar Håkan Wallgren, som tycker att presence-funktionen är väldigt bra:
- Om det står "upptagen" eller "möte" vet jag att jag bara är ett irritationsmoment om jag försöker ringa. Då är det bättre att vänta tills den jag söker är tillgänglig igen. Som säljare sparar han tid på att slippa jaga den han vill prata med hos kunden, samtidigt som var och en själv kan visa när de är tillgängliga genom sin presence. En extrafunktion Håkan Wallgren gillar är att han kan sätta en "tag" på den han vill nå. Därmed kommer det upp ett meddelande på datorn när personen blir tillgänglig.
- Vi har använt Unified Communication i delar av verksamheten sedan 2002, berättar Jan Andersson. Till att börja med testade man chattfunktioner i några utvalda smågrupper i personalen.
- Det fanns en del tekniska begränsningar i början, men jag har trott på idén hela tiden, säger Jan Andersson.
Till barnsjukdomarna hörde att chattfunktionen var ihopkopplad med mailprogrammet, och att klienterna såg ut precis som MSN-chatten, som många hade på sina datorer, vilket gjorde det svårt att skilja de två åt. 2005 kom den första Live Communication Server och klienten Office Communicator lanserades av Microsoft.
Rätt spår från början
- Den fanns bara på engelska och vi hade en del svårigheter att patcha - men det var ändå tydligt att man var på rätt spår, säger Jan Andersson, som 2007 kände att det var läge att bredda UC-konceptet till hela bolaget.
Han förklarar att hela Peab är inriktat på att arbeta med Microsoft och att det därför har varit självklart att använda deras produkter genomgående. Under våren 2008 installerades den nya servermiljön och utrullningen påbörjades. I november 2008 fanns den ute hos alla användare. I våras uppgraderade Peab till OCS 2007 R2, som bland annat möjliggör en direkt koppling till det allmänna telenätet. Det innebär att man även kan ringa till vanliga telefonnummer från UC-gränssnittet. Detta ger flera nya telefonifunktioner; ditt telefonnummer kan kopplas till en valfri enhet - datorn eller en mjukvarutelefon, ett valfritt telefonnummer på det fasta eller mobila nätet, eller båda samtidigt. Ett pågående samtal kan också flyttas från till exempel datorn till mobilen.
Telefonlösningar på gång
För ett företag som Peab, som arbetat mycket i olika projekt, är det smidigt att använda de olika kontaktlistor som man kan upprätta i OCS.
- I varje nytt projekt sätter vi upp en projektportal med hjälp av Sharepoint. Via projektportalen kan man också nå sina OCS-konakter på ett smidigt sätt. Det fungerar väldigt intuitivt, tycker Jan Andersson. Nu går Peab vidare med fler telefonifunktioner via OCS.
- Det blir en slant i besparing, säger Jan Andersson, samtidigt som han konstaterar att loggningsfunktionen och möjligheten att se missade samtal, att enkelt kunna koppla trepartssamtal och att det syns i presencefunktionen när man är upptagen i telefon är väldigt användbara funktioner. Det kändes som helt rätt timing att rulla ut UC-funktioner förra hösten, samtidigt som lågkonjunkturen drog in över branschen och det inte längre fanns lika mycket pengar till resor. Hur mycket pengar UC sparar åt Peab är svårt att mäta, säger han, även om det känns självklart att ett företag där man gör många småresor inom en ganska liten region (Sverige, Norge och Finland) kan spara en hel del genom att i stället använda Live Meeting.
- Man har kanske fler möten än man hade haft annars, när man slipper resa.
Önskelista för framtiden
- Det vi har nu ser jag fortfarande bara som bas-UC. Just nu utvärderar vi vad som är den bästa telefonilösningen. Om alla våra 5 000 användare skulle ha varsin linje via OCS är frågan vad samtalen skulle kosta och om det är rätt lösning. Just nu jobbar vi med att få in telefonkonferenser i OCS och att koppla ihop dem med Live Meeting.
- Vi löser problemen efter hand och räknar med att ha funktionen under den närmaste tiden. Han hoppas också på att användarna själva så småningom ska kunna etablera UC-kontakt med personer utanför Peab utan att företagen ska behöva upprätta en federation.
Måttlig investering
Exakt hur mycket det har kostat att införa UC är svårt att beräkna, tycker Jan Andersson. Licenser för mjukvara till OCS ingår i Enterpriseavtalet Peab har med Microsoft.
- Det är svårt att avgränsa investeringen. Man köper kanske en USB-telefon i stället för en annan telefon, det kan krävas lite större datorkapacitet. Du kanske köper ett headset och en webbkamera, men sen använder du dem till andra saker också. Samtidigt slipper du kostnader för vanlig telefoni och kan minska på resor. Totalt sett känns investeringen inte så stor i förhållande till besparingspotentialen.
Hur är ljudkvaliteten på telefoni via internet?
- Det beror på utrustningen. Vanligen är den stabil och kvaliteten är bra. Om jag sitter hemma med ett dåligt WLAN kan det bli sämre ljud, men det är i extremfall. Ett headset är bättre än datorns inbyggda mikrofon, men USB-telefon fungerar allra bäst, säger Jan. Kapaciteten på bandbredd är en annan faktor som kan påverka.
- Man har ju aldrig tillräckligt bra kapacitet, säger Jan Andersson, men påpekar samtidigt att ju mer bandbredd man har, desto mer använder man.
- En dålig förbindelse kan upplevas som dålig kvalitet på UC, men vi har för
det mesta bra kapacitet i våra system.
