"Hos oss är licenserna ett ständigt pågående projekt"

It-avdelningen i Västra Götalandsregionen hanterar cirka 44 000 klienter och 1 600 servrar. Håkan Briggner, Software Asset Manager, ansvarar ensam för licenshanteringen.

Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 2/2011
Text Nils Åhrström Illustration Henrik Krogh

Västra Götalandsregionen är den största nationella arbetsgivaren i Sverige och av de 50 000 anställda arbetar majoriteten i sjukvården. På den centrala IT-avdelningen, VGR IT, som bildades 1 januari 2007 jobbar cirka 480 personer och här har Håkan varit sedan 1 juli 2007.

Revision i lågkonjunktur

Det handlar om licenser - här gäller det veta vad man gör, en licensrevision kräver väldigt mycket arbete.
- Vid lågkonjunkturer ökar antalet revisioner; det har väl sina naturliga, ekonomiska orsaker, säger Håkan. Novell, Oracle, IBM, Microsoft och NetOp har alla varit på besök och just nu pågår en licensrevision från Adobe.
- Det komplicerade vid en revision kan vara historiska händelser från lokala förvaltningar, innan centraliseringen, berättar Håkan.

Om man på någon förvaltning har köpt programvara utanför gällande avtal försvårar det arbetet med att rapportera licensinnehavet vid en revision.
- Microsofts revision sträckte sig tillbaka till 1999 och den pågående revisionen från Adobe sträcker sig 10 år tillbaka i tiden fortsätter Håkan. I vissa fall krävs originalkvitton, men gör man inköp via en certifierad återförsäljare, som Atea, räcker det med elektroniska revisioner på andra tillverkare innan dessa kommer och knackar på dörren.

Licenser - ett ständigt pågående projekt

Håkan ansvarar för alla licenser när det gäller större avtal samt avrop från Kammarkollegiets ramavtal. Numera är det han som ensam har konto och rätten att ta hem installationsmedia och licensnycklar. Beställningsfunktionen på VGR IT sköter dock det praktiska dagliga arbetet och ruti- nerna, en diger uppgift - det säger sig självt.

Licenshanteringen är ett ständigt pågående arbete och ett stort antal projekt pågår. För att få bättre kontroll arbetar man till exempel med att migrera alla användare till en och samma plattform. Västra Götalandsregionen har även infört en gemensam inventeringsprogramvara. Ett annat planerat projekt är en "licens- pool", och för att få bättre underlag inför det projektet kommer nyttjandemätningar att genomföras.

I princip all programvara distribueras numera centralt, ut till användarna. När en ny dator levereras innehåller den bara ett operativsystem (man kör fortfarande Windows XP genomgående), en inventeringsagent, säkerhets- och distributionsprogram samt program för de centrala fjärrhanteringsfunktionerna.

All annan licenskrävande programvara måste beställas av användaren och attesteras av ekonomiskt ansvarig chef eller motsvarande innan den distribueras till den aktuella datorn. För att underlätta licenshanteringen för en stor organisation som VGR är det positivt att arbeta med ett fåtal större leverantörer för att få kontroll på programvarulicenser. En långsiktig relation gör ju att leverantören får en bättre förståelse för våra behov och kan på så sätt ge oss ett bättre stöd i licenshantering, avslutar Håkan.

För mer information
Kontakta din lokala licensspecialist eller licensrådgivarna på Atea License Customer Care, telefon 020-44 66 05 eller licens@atea.se.

Visa fler kundberättelser

Om Ateas Licensportal

Licensportalen löser många av vardagens utmaningar när det gäller licensinköp, administration, licensregler och tolkning av avtal.

Kontroll på licenser
Utgångspunkten är ditt företags behov av programvaror och ditt specifika licensavtal. Du kan även importera tidigare inköp och få en fullständig överblick och kontroll på din licenshantering.

Spara pengar
Du får marknadens bästa pris, kompetent rådgivning om vad som är mest lämpligt för just din organisation. Rätt avtal och rätt sammansättning av licenser är avgörande för att du ska få rätt pris.

Spara tid
Du får automatiskt veta när ett licensavtal håller på att löpa ut och kan i god tid förnya licensavtalet.